Eine wichtige Informationsquelle sind die Ehemaligen, die aus eigener Erfahrung schöpfen und sicherlich auch auf der eigenen Schule mal befragt werden können. Ansonsten bieten sich diverse Foren
und andere Internetquellen mit Berichten Ehemaliger, auch die Seiten von Austauschorganisationen. Die beste Seite ist und bleibt selbstredend die unsrige - wer hätt´s gedacht?
Ferner werden Eltern, Gastschüler in spe und ihre Agentur eng zusammenarbeiten (müssen), um den Aufenthalt voranzutreiben.
Theoretisch lässt sich ein Gastschuljahr auch durch Eigeninitiative in Angriff nehmen, aber allgemein ist doch zu viel Papierkram zu bewältigen, um allein klarzukommen. Meist besteht erheblicher
Beratungsbedarf von Schülern und Eltern. Zudem ist auch eine Vorauswahl infrage kommender Schulen zu treffen. Sobald die Gastfamilie und Schule bekannt sind, kann man gleich mit ihnen in Kontakt
treten und alle weiteren Fragen klären.
In den deutschsprachigen Ländern befassen sich rund fünfzig bis sechzig Entsender mit Austauschprogrammen.
Was die USA betrifft, so gibt es welche, die mit einer eigenen Niederlassung hier oder einem einzigen Partner arbeiten, während andere mit einer Reihe Agenturen ganz unterschiedlichen Namens
kooperieren, die auch weiteren Angebote haben, wie Sprachreisen, Aupair-Aufenthalte usw.
Diese Agenturen arbeiten den US-Gastschuljahrveranstaltern zu, den Trägern also, indem sie ihnen einige Arbeit abnehmen, wie die die Auswahl der Bewerber, die ordnungsgemäße Übermittlung
vollständig und fehlerlos ausgefüllter Unterlagen, Durchführung von Bewerbungsgesprächen usw.
Viele Veranstalter gehören mindestens einem Qualitätsverband an, wie dem DFH Deutsche Fachverband HighSchool e.V. (Frankfurt/Main), dem BundesForum Kinder- und Jugendreisen e.V. (Berlin), und der
aja Arbeitskreis gemeinnütziger Jugendaustauschorganisationen e.V. (Berlin). In den USA sind der CSIET Council on Standards for international educational travel (Alexandria) und als
internationaler Verband die World Youth Student & Educational Travel Confederation (Amsterdam) zu nennen.
Ein Auswahlkriterium kann auch sein, wie lange ein Anbieter bereits am Markt ist.
Die Agenturen oder Partner hier können als ganz normale Unternehmen, z.B. als Einzelunternehmen, GmbH oder auch als Vereine auftreten.
Vermittler, die sich als Verein präsentieren, tragen folglich ein "e.V." im Namen und weisen manchmal besonders darauf hin. Letzteres vermutlich deswegen, weil Vereine allgemein besonderes
Vertrauen genießen, da angenommen wird, ihre "Gemeinnützigkeit" bedeute irgendwie "Selbstlosigkeit" oder sie würden irgendwie "ehrenamtlich" tätig sein. Manchmal, bei genauem Hinsehen, existieren
Vermittler auch in doppelter Form sozusagen.
Das lässt keinerlei Rückschlüsse auf die Qualität und Verlässlichkeit zu, sondern besagt nur etwas über die steuerliche Behandlung.
Ein Verein darf eben keinen "Gewinn" machen. "Droht" ihm einer, so kann er ihn in Gehältern wegdrücken oder er tätigt halt andere Ausgaben.
Die Entscheidung für oder gegen einen Veranstalter sollte stets aufgrund seiner Leistung, nie aufgrund seiner Rechtsform fallen.
In der Regel besuchen Gastschüler öffentliche Schulen in den USA, aber auch Privatschulen werden in letzter Zeit angeboten.
